Перейти до змісту
Залишити заявку
Меню
← Усі послуги

Послуги з оцифрування

Створення електронного архіву документів

Електронний архів — це не тека зі сканами. Це копії, опис і пошук, зібрані так, щоб і через десять років документ можна було знайти й довести, що його не змінювали. Архів працює на комп'ютері замовника, без хмари.

Написати листом Як працюємо
Стоси паперових документів і архівні коробки біля полиць, а на моніторі поруч — ті самі документи, розкладені по цифрових теках.

Для кого

  • Громади, які хочуть видавати довідки з цифрових копій, не дістаючи оригіналів.
  • Архівні відділи, де документи зберігаються в одному примірнику.
  • Установи, яким потрібен порядок у вже відсканованих файлах.

Що робимо

  • Збираємо копії в єдиний стандарт: архівна TIFF без втрат і робоча PDF/A-2b. Сканування, якщо копій ще немає, — під договір.
  • Складаємо реєстр документів і реєстр файлів.
  • Рахуємо контрольні суми SHA-256 і складаємо маніфест пакета.
  • У межах роботи встановлюємо програму пошуку на комп'ютер замовника.

Як працюємо

Етапи роботи: Огляд → Договір → Копії → Опис → Передача01ОглядЩо є: папір, скани, чи єопис.02ДоговірОбсяг, вимоги до копій,умови щодо даних.03КопіїЄдиний стандарт TIFF іPDF/A.04ОписРеєстр документів іконтрольні суми.05ПередачаАрхів і програма — заактом.Етапи роботи: Огляд → Договір → Копії → Опис → Передача01ОглядЩо є: папір, скани, чи є опис.02ДоговірОбсяг, вимоги до копій, умови щододаних.03КопіїЄдиний стандарт TIFF і PDF/A.04ОписРеєстр документів і контрольнісуми.05ПередачаАрхів і програма — за актом.

Що отримуєте

  • Копії в одному стандарті, кожна сторінка окремим файлом.
  • Реєстр документів і реєстр файлів з контрольними сумами.
  • Програму пошуку на вашому комп'ютері, без інтернету і без хмари.
  • Акт приймання-передачі пакета.
Демонстраційні даніЕкран пошуку в програмі «Архів громади»: за прізвищем знайдено кілька записів з адресою, номером особового рахунку і роком народження
Пошук за прізвищем, адресою або номером особового рахунку. Прізвища вигадані.

Питання і відповіді

Це система електронного документообігу?

Ні. Документообіг — для документів, які ще в роботі. Електронний архів — для вже закритих справ і книг: зберегти, знайти, видати довідку.

Де зберігаються дані?

На комп'ютері замовника. Хмарних сервісів архів не використовує, інтернет для роботи не потрібен.

У нас уже є скани. Можна без повторного сканування?

Так. Перевіряємо наявні файли, приводимо їх до єдиного стандарту, складаємо опис і контрольні суми.

Нам потрібен потужний комп'ютер?

Ні. Достатньо звичайного офісного комп'ютера з Windows. Інтернет для роботи програми не потрібен.

Усі питання і відповіді

Пов'язані послуги

Сканування документів і архівних справ

На території замовника, разом із партнером.

Індексація документів і розпізнавання друкованого тексту

Опис документів і пошук у друкованому тексті.

Програма «Архів громади»: електронна база даних і реєстр документів

Пошук, довідки, ролі і журнал — у раді, без інтернету.

Доказовий архівний пакет: PDF/A, SHA-256, маніфест

Контрольні суми, маніфест і перевірка цілісності.

Детальніше: як ми працюємо · оцифрування архівів — напрям і ціни · питання і відповіді · стратегія розвитку громади

Напишіть нам листом

Коротко опишіть документи: що це, скільки їх, за які роки і в якому стані. Відповімо листом на вашу пошту.

Написати на info@arhivia.com.ua

Як ми поводимося з даними з листів — політика конфіденційності і політика cookie.