← На головну

Інформація

Політика конфіденційності

ФОП Прусський Роальд Геннадійович, РНОКПП 2415100119

Сайт: arhivia.com.ua · Пошта: info@arhivia.com.ua · Телефон: +38 050 328-40-79

Редакція від 21 вересня 2026 року

Коротко. Тут два різні випадки, і вони описані окремо. Перший: ви написали нам як представник ради — ваші контакти потрапляють у листування, і тільки туди. Другий: ми оцифровуємо погосподарські книги або архівні справи — у них персональні дані жителів громади, які нам нічого не надавали і не мали надавати. Володілець цих даних — рада. Ми працюємо з ними лише за письмовим договором з радою, у її приміщенні, і вони громаду не залишають. Сайт при цьому не має cookie й аналітики; дві форми заявки лише надсилають лист на нашу пошту.

1. Хто обробляє дані

Обробку здійснює фізична особа-підприємець Прусський Роальд Геннадійович, реєстраційний номер облікової картки платника податків 2415100119, платник єдиного податку третьої групи. Адреса: 03186, м. Київ, вул. Авіаконструктора Антонова, буд. 2/32. Контакт з питань персональних даних: info@arhivia.com.ua.

Щодо контактних даних представників рад володільцем персональних даних у розумінні Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI є підприємець.

Щодо персональних даних жителів громади, які містяться в погосподарських книгах та архівних справах, володільцем є відповідна рада: саме вона визначає мету обробки, склад даних і процедури (стаття 2 Закону). Підприємець виконує роботи з цими даними лише на підставі письмового договору з радою, у її приміщенні, у межах, визначених договором, і не набуває щодо них статусу володільця чи розпорядника.

Окремої посадової особи, відповідальної за захист персональних даних, не призначено: підприємець забезпечує захист особисто (частина четверта статті 24 Закону).

2. Які дані обробляються

2.1. Контакти представників рад. Коли ви пишете на пошту або телефонуєте, до нас потрапляє те, що ви повідомили: ім'я, посада, назва ради, адреса електронної пошти, телефон, зміст листа і надіслані файли. Форми заявки на сторінках напрямів роблять те саме, що й лист:

• на сторінці оцифрування — назва громади, ім'я і посада, пошта, телефон, скільки книг або справ, за які роки, що потрібно, коротко про книги, прикріплений файл;
• на сторінці стратегій — назва громади, ім'я і посада, пошта, телефон, чинна стратегія, що потрібно, коротко про ситуацію, прикріплений файл.

Обов'язкові — назва громади, ім'я з посадою і пошта; решту заповнюєте на свій розсуд, телефон зокрема не обов'язковий. Файл приймається до 3 МБ у форматах pdf, doc, docx, xls, xlsx, jpg, png. Разом із заповненим іде прихована позначка, з якої саме форми прийшла заявка, і ще одне приховане поле, яке має лишатися порожнім: це захист від автоматичних розсилок, заповнена заявка з нього відхиляється. Усе це надсилається одним листом на info@arhivia.com.ua через сервіс Resend — він виконує технічну доставку і бачить лист так само, як його бачить будь-який поштовий провайдер (розділ 6). На сайті заявки не зберігаються: бази даних у нього немає, а сама форма не ставить cookie і нічого не лишає у сховищі вашого браузера.

2.2. Персональні дані жителів із погосподарських книг. Під час оцифрування ми бачимо і переносимо в базу все, що записано в книзі за формою, встановленою Інструкцією з ведення погосподарського обліку (наказ Держстату від 11.04.2016 № 56): прізвище, ім'я, по батькові членів домогосподарства, дати народження, родинні зв'язки, адресу, місце роботи, відомості про землю, будівлі, худобу, відмітки про вибуття і прибуття. Обсяг відомостей, які вносяться до бази, визначає рада в договорі; сканується книга цілком. В архівних справах — відомості за їх змістом.

2.3. Дані в документах стратегічного планування. Опитування мешканців і бізнесу проводяться знеособлено: у звіті лишаються зведені цифри, а не анкети з іменами. Прізвища й посади голови, депутатів, працівників ради, членів робочої групи, що зазначаються в документах, стосуються здійснення ними повноважень і не є конфіденційною інформацією (частина друга статті 5 Закону).

2.4. Дані, що фіксуються автоматично. Сайт статичний: без бази даних, кабінетів і реєстрації. Хостинг і мережа доставки контенту у службових журналах фіксують IP-адресу, тип браузера, час запиту і адресу сторінки — це потрібно для захисту від атак. Лічильника відвідувань на сайті немає: ні з cookie, ні без них. Для захисту форм від автоматичних розсилок сервер на кілька хвилин запам'ятовує кількість заявок з однієї IP-адреси; ці записи нікуди не пишуться і зникають самі.

2.5. Чого немає. Сайт не збирає платіжних даних: оплата — переказом за рахунком, поза сайтом. Немає реєстрації, паролів, рекламних пікселів, продажу баз третім особам.

3. Навіщо і на якій підставі

Дані жителів обробляються виключно з метою і в обсязі, що визначені договором з радою. Використовувати їх для будь-чого іншого — рекламних розсилок, статистики, навчання програм, передачі будь-кому — заборонено, і ми цього не робимо.

4. Як саме обробляються дані жителів

• Робота ведеться в приміщенні ради. Книги не вивозяться, не розшиваються, не передаються третім особам. Передача і повернення кожної партії — за актом із зазначенням кількості й стану.
• Зображення сторінок і база не передаються стороннім сервісам розпізнавання, хмарним сховищам чи будь-яким третім особам. Робочі копії лежать на комп'ютері підприємця в теках, які не синхронізуються з хмарою.
• Програма «Архів громади», яка передається раді, працює без інтернету і нічого нікуди не надсилає.
• Результат передається раді на носії одноразового запису за актом. Після підписання акта робочі копії на нашому боці знищуються — у строк, визначений договором.
• Запис, який не читається, вноситься з позначкою про стан і посиланням на знімок сторінки. Дані не «додумуються».

5. Скільки зберігаються

• Заявки з форм сайту і листування з радою, якщо договір не укладено, — до трьох років у поштовій скриньці, потім видаляються.
• Документи за виконаними договорами (договір, акти, рахунки) — три роки з дня складання акта: цього вимагає строк зберігання первинних документів.
• Робочі копії книг, справ і бази — до підписання акта приймання-передачі, після чого знищуються у строк за договором; підтвердження знищення надається раді на запит.
• Службові журнали хостингу — за політикою провайдера, зазвичай до 30 днів.

6. Кому передаються

Дані не продаються і не передаються для маркетингу. Технічний доступ до контактного листування мають лише постачальники послуг, без яких не працюють сайт і пошта:

• FREEhost (ТОВ «Фрі Хост») — реєстратор домену і поштовий сервер, Україна;
• Cloudflare, Inc. — DNS і захист від атак, США і ЄС;
• Vercel Inc. — хостинг сайту, США і ЄС;
• Resend (на інфраструктурі Amazon Web Services, регіон ЄС) — технічна відправка вихідної пошти з доменної адреси.

Персональні дані жителів через сайт і пошту не проходять і до цих постачальників не потрапляють: вони передаються раді фізично, на носії, за актом. Органам державної влади дані передаються лише за письмовим запитом, оформленим відповідно до закону, і з повідомленням ради як володільця.

7. Права суб'єктів персональних даних

Стаття 8 Закону № 2297-VI дає кожному право знати, які його дані обробляються, з якою метою і де; отримати доступ до них і їх копію; вимагати виправлення неточних даних; заперечувати проти обробки; вимагати знищення даних, якщо вони обробляються незаконно чи є недостовірними; звернутися зі скаргою до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини.

Представники рад реалізують ці права листом на info@arhivia.com.ua; відповідь — не пізніше тридцяти календарних днів.

Жителі громади, чиї дані містяться в погосподарських книгах, звертаються до ради як володільця даних. Якщо таке звернення надійде нам, ми протягом трьох робочих днів передамо його раді і повідомимо про це заявника. Самостійно змінювати, видавати чи знищувати дані з книг ми не маємо права: це вирішує рада.

8. Захист

8.1. Доказовість результату для ради. На кожен файл копії рахується контрольна сума SHA-256, складається опис партії, і все записується на носій одноразового запису. Це захист від підміни й пошкодження копій: перевірка звіряє файли з описом, і збіг означає, що копія не змінювалася з дня передачі. Це не шифрування і не захист від прочитання — носій читається так само, як і паперова книга, і зберігати його має рада за своїми правилами.

8.2. Захист листування і робочих копій у виконавця. Сайт працює лише через захищене з'єднання HTTPS. Робочі копії книг і бази зберігаються на комп'ютері підприємця в теках, які не синхронізуються з хмарними сховищами, і знищуються після підписання акта у строк, визначений договором. Це все, що застосовується; іншого не обіцяємо.

Абсолютної безпеки не існує. Якщо стане відомо про витік, який може зашкодити людям, ми повідомимо раду як володільця даних протягом сімдесяти двох годин з моменту виявлення, а представників рад, чиї контакти постраждали, — на їхню адресу.

9. Діти

У погосподарських книгах є відомості про дітей — членів домогосподарств. Вони обробляються так само, як усі дані з книг: лише за договором з радою і лише для оцифрування. Сайт не орієнтований на осіб віком до вісімнадцяти років і не збирає їхніх даних.

10. Зміни політики

Нова редакція набирає чинності з дня розміщення на цій сторінці. Дата чинної редакції зазначена вгорі. Якщо зміни суттєво розширюють обробку, ради, з якими триває листування або договір, отримають повідомлення на пошту.

*Чинна редакція опублікована за адресою https://arhivia.com.ua/konfidentsiynist. Попередні редакції надаються на запит на info@arhivia.com.ua.*

---